九思軟件OA公文管理系統(tǒng)，不僅可實現(xiàn)公文由形成、運轉 、辦理、傳遞、存貯到轉換檔案或銷毀的全程化處理. . .
公文是企業(yè)處理日常下達政令政策、處理公務的辦公形式。九思軟件OA公文管理系統(tǒng)，不僅可實現(xiàn)公文由形成、運轉 、辦理、傳遞、存貯到轉換檔案或銷毀的全程化處理，還可有效保障公文的安全性，規(guī)范公文管理，提高辦公效率。今天，我們就以陽煤集團為例，為大家介紹下公文管理的相關功能。
陽泉煤業(yè)(集團)有限責任公司的前身為陽泉礦務局，成立于1950年1月，現(xiàn)為山西省屬五大煤炭集團之一，由山西省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會直接監(jiān)管。陽煤集團是國家規(guī)劃的13個大型煤炭基地之一--晉東煤炭基地的重要組成部分，也是首批19個煤炭國家規(guī)劃之一。
九思軟件專家團隊根據(jù)陽泉煤業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，結合OA公文管理的諸多優(yōu)勢，綜合分析，為陽泉煤業(yè)提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議，具體如下：
公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉過程中嚴格進行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉過程進行監(jiān)督，保證公文流轉各個階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設定每一個收文單位的可打印份數(shù)進行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關領導進行審核、復核等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
通過陽泉煤業(yè)OA公文管理子系統(tǒng)平臺的打造，可助力企業(yè)實現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題，并實現(xiàn)收/發(fā)文管理的自動化管理，靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，歸類存檔和檢索。
