客家土樓在九思OA軟件的鼎立支持下，建立了項(xiàng)目小組，對(duì)OA軟件的實(shí)施進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)劃、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程管理和. . .
客家土樓在九思OA軟件的鼎立支持下，建立了項(xiàng)目小組，對(duì)OA軟件的實(shí)施進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)劃、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程管理和質(zhì)量控制，經(jīng)過(guò)1個(gè)月的緊張而有秩序的協(xié)作，最終項(xiàng)目得到順利上線，成為旅游行業(yè)內(nèi)的一個(gè)信息化的成功范例。
一、OA軟件建設(shè)背景
福建省客家土樓旅游有限公司作為是中國(guó)旅游產(chǎn)業(yè)中的一朵奇葩，繼“福建土樓”被列入《世界文化遺產(chǎn)名錄》后，作為以土樓旅游開(kāi)發(fā)為主業(yè)的大型國(guó)有企業(yè)，土樓公司在景區(qū)開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)開(kāi)拓、模式創(chuàng)新、資本運(yùn)作、隊(duì)伍建設(shè)等眾多方面的工作卓有成效，不但公司業(yè)務(wù)取得了快速成長(zhǎng)，而且在爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家5A級(jí)風(fēng)景區(qū)方面的工作也在有序進(jìn)行，伴隨著業(yè)務(wù)和團(tuán)隊(duì)數(shù)量的快速擴(kuò)張，如何通過(guò)OA信息化的手段，規(guī)范業(yè)務(wù)、集中管控、高效作業(yè)，成為土樓公司的信息化主要訴求。
二、OA軟件建設(shè)目標(biāo)
1) 企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率提升（>20%）
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維度 |
指標(biāo) |
效率提升 |
價(jià)值合計(jì) |
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溝通效率 |
溝通頻度和準(zhǔn)確性 |
> 30% |
整體運(yùn)營(yíng) 效率提升20% |
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事務(wù)處理 |
事務(wù)處理數(shù)量和滯留時(shí)間 |
> 30% | |
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學(xué)習(xí)能力 |
共享文檔數(shù)量和引用次數(shù) |
> 30% | |
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管控能力 |
計(jì)劃、任務(wù)及時(shí)性和反饋速度 |
> 10% | |
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文化建設(shè) |
論壇活躍度和公告點(diǎn)擊數(shù) |
> 30% |
2) 企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本下降(百用戶每年節(jié)省20萬(wàn))
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維度 |
指標(biāo) |
費(fèi)用降低 |
價(jià)值合計(jì) |
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通訊費(fèi) |
固定電話、手機(jī)、快遞 |
＞20% |
每百用戶， 每年度 省費(fèi)用20萬(wàn) |
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傳真費(fèi) |
傳真紙、傳真通訊費(fèi) |
＞30% | |
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紙張費(fèi)用 |
打印、復(fù)印 |
＞70% | |
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會(huì)議費(fèi) |
會(huì)議室、視頻、相關(guān)服務(wù) |
＞5% | |
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設(shè)備損耗 |
打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)… |
＞40% | |
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人員成本 |
節(jié)省信息、助理、秘書、類崗位 |
＞20% |
三、項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)
協(xié)同辦公系統(tǒng)涉及到全員使用和眾多功能需求，因此必須基于平臺(tái)+模塊+插件的模式，才能夠統(tǒng)一規(guī)劃、高效建設(shè)、可靠運(yùn)行，從而推進(jìn)可持續(xù)信息化發(fā)展。
該系統(tǒng)擁有門戶管理、協(xié)同工作、工作流程、公文管理、公共信息、論壇管理、問(wèn)卷調(diào)查、計(jì)劃管理、會(huì)議管理、任務(wù)管理、項(xiàng)目管理、知識(shí)管理、郵件管理、人事管理、在線考試、車輛管理、物品管理、設(shè)備管理、即時(shí)消息、常用工具、移動(dòng)辦公、辦理中心管理、督辦管理、消息提醒、在線交流、文檔管理、個(gè)人設(shè)置管理、應(yīng)用設(shè)置管理、系統(tǒng)設(shè)置管理等幾十個(gè)子系統(tǒng)，幾千個(gè)功能點(diǎn)；并且系統(tǒng)部署大量的應(yīng)用接口，通過(guò)獨(dú)創(chuàng)的門戶引擎、消息引擎、工作流引擎和數(shù)據(jù)引擎技術(shù)，可以方便的擴(kuò)展和集成各種上萬(wàn)個(gè)插件應(yīng)用，如擴(kuò)展ISO文檔、手寫簽名、身份令牌等等；可以方便的與后續(xù)的其他子系統(tǒng)進(jìn)行集成，如ERP、CRM、PM、HR；可以方便進(jìn)行門戶展現(xiàn)的一體化方案，從而支持組織信息化的可持續(xù)建設(shè)。
四、項(xiàng)目建設(shè)成果
通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)基礎(chǔ)管理向“規(guī)范、高效、管控、變革”的方向發(fā)展。
1) 規(guī)范審批業(yè)務(wù)
通過(guò)業(yè)務(wù)單據(jù)的規(guī)范、崗位操作的規(guī)范、審批流程的規(guī)范、審批權(quán)限的規(guī)范、審批時(shí)間的規(guī)范、審批意見(jiàn)的規(guī)范、流程使用范圍的規(guī)范、審批委辦的規(guī)范、審批轉(zhuǎn)辦的規(guī)范、歷史審批查看的規(guī)范，全面規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)制度的行為落地。
2) 提高業(yè)務(wù)審批效率
通過(guò)將紙質(zhì)的審批單據(jù)電子化和模版化、將人工審批流程網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公；將業(yè)務(wù)催辦督辦網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化、不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)智能化、歷史數(shù)據(jù)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析等，實(shí)現(xiàn)智能辦公。從而，全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時(shí)間內(nèi)的審批效率提高300%。
3) 實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作和溝通
通過(guò)部署各種信息化的溝通工具，并且對(duì)工具進(jìn)行分工和組合運(yùn)用，如即時(shí)消息、郵件、協(xié)同工作、論壇、通知、公告、關(guān)聯(lián)人員等，幫助企業(yè)管理者和員工，按照溝通內(nèi)容的重要性、嚴(yán)謹(jǐn)性、緊迫性、協(xié)作性、開(kāi)放性等不同緯度分層管理，做好時(shí)間管理，全面提高內(nèi)部的協(xié)作、溝通的效率，實(shí)現(xiàn)固定時(shí)間內(nèi)做更多、更廣泛、更有效的管理溝通。
4) 助力企業(yè)文化建設(shè)
通過(guò)搭建企業(yè)論壇、公司動(dòng)態(tài)、單位新聞、活動(dòng)通報(bào)、發(fā)展建議、領(lǐng)導(dǎo)心聲、調(diào)查問(wèn)卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見(jiàn)采集、銷售快報(bào)、技術(shù)快報(bào)、產(chǎn)品改進(jìn)等各種互動(dòng)欄目，提高員工的主人翁意識(shí)、增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)型文化、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值觀和核心理念的宣貫、統(tǒng)一。
5) 打造學(xué)習(xí)型組織
通過(guò)知識(shí)管理模塊，實(shí)現(xiàn)以“企業(yè)級(jí)知識(shí)、項(xiàng)目級(jí)知識(shí)、個(gè)人級(jí)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)級(jí)知識(shí)”為核心的，散落在員工的大腦、移動(dòng)硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、工作過(guò)程、網(wǎng)絡(luò)中的，不同緯度的隱形知識(shí)顯性化，并通過(guò)顯性知識(shí)電子化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的采集、分類、沉淀、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，這些知識(shí)包括但不限于：規(guī)章制度、技術(shù)文檔、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、產(chǎn)品知識(shí)、客戶檔案、發(fā)展規(guī)劃、銷售經(jīng)驗(yàn)、解決方案、項(xiàng)目報(bào)告、標(biāo)書文件等等，通過(guò)企業(yè)知識(shí)地圖的搭建，實(shí)現(xiàn)群眾智慧的激發(fā)、實(shí)現(xiàn)單位大量無(wú)形知識(shí)資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識(shí)的開(kāi)發(fā)和利用效率。
6) 快捷的信息發(fā)布
通過(guò)信息中心模塊中的通知、公告、論壇、問(wèn)卷等工具，實(shí)現(xiàn)政令通達(dá)，將經(jīng)營(yíng)中每天產(chǎn)生的大量信息，如獎(jiǎng)罰通報(bào)、人事公告、組織調(diào)整、產(chǎn)品發(fā)布、政策新聞、經(jīng)營(yíng)狀況、績(jī)效評(píng)比、工作布置、制度變更、促銷政策等分門別類的、扁平化的、及時(shí)性的傳達(dá)到相關(guān)員工。
并且通過(guò)消息引擎技術(shù)的引入，實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息互動(dòng)，及時(shí)將系統(tǒng)中的信息變更、待辦工作等進(jìn)行在線提醒。
7) 做好計(jì)劃管理
通過(guò)計(jì)劃管理模塊，解決企業(yè)計(jì)劃不如變化快、計(jì)劃常常流于形式的困惑。系統(tǒng)能夠以二維象限管理法為理論原則，以把員工的重點(diǎn)精力投放到重要事項(xiàng)中去為目標(biāo)，按照不定期計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日程；月總結(jié)、不定期總結(jié)、月總結(jié)、周總結(jié)、日志等緯度安排個(gè)人工作、管理下屬工作、檢查和考評(píng)下屬工作。
8) 實(shí)現(xiàn)過(guò)程管控
通過(guò)項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、流程追蹤、進(jìn)度監(jiān)控、流程督辦、計(jì)劃查詢、公文查詢等模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程管控、對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行全方位跟進(jìn)、對(duì)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行綜合查詢、對(duì)任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行跟進(jìn)督辦，從而實(shí)現(xiàn)工作中有效的過(guò)程管控。
9) 提高行政辦公效率
通過(guò)會(huì)議管理、物品管理、車輛管理、設(shè)備管理、考勤管理、通訊錄管理、便簽管理、計(jì)算器、百寶箱、人事信息、在線考試等功能的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)日常行政工作的效率提高。
10) 打造信息化門戶和集成的平臺(tái)
通過(guò)OA構(gòu)建全員信息化的第一臺(tái)階，并且成為與其他系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用、數(shù)據(jù)、信息集成的中心平臺(tái)，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應(yīng)用孤島。與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合，做到信息在不同系統(tǒng)間的推送、共享和調(diào)用。
備注：九思軟件自創(chuàng)辦以來(lái)，在天使投資和管理軟件領(lǐng)域眾多領(lǐng)軍人物的帶領(lǐng)下，團(tuán)隊(duì)成員，憑借在管理軟件領(lǐng)域業(yè)內(nèi)數(shù)十年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和專家閱歷，在產(chǎn)品、客戶、品牌、市場(chǎng)等多個(gè)層面取得了快速成長(zhǎng)！經(jīng)過(guò)數(shù)年發(fā)展，九思軟件已經(jīng)陸續(xù)成為“國(guó)家級(jí)雙軟認(rèn)證企業(yè)”、“國(guó)家級(jí)高新技術(shù)企業(yè)”， “新世紀(jì)辦公自動(dòng)化領(lǐng)軍企業(yè)”，“北京市信譽(yù)企業(yè)”，并通過(guò)“ISO9000質(zhì)量管理體系認(rèn)證”，公司陸續(xù)在全國(guó)范圍播下星星之火，先后在設(shè)立了10幾個(gè)辦事機(jī)構(gòu)，陸續(xù)與浪潮集團(tuán)、東軟、中移動(dòng)、寶信軟件、神州數(shù)碼等建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，建立了幾十家聯(lián)盟機(jī)構(gòu)，發(fā)展了100多家合作伙伴。
九思軟件自主研發(fā)的iThink產(chǎn)品在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了重大突破，順利升級(jí)到7.0版本，連續(xù)獲得“最佳技術(shù)創(chuàng)新獎(jiǎng)”、“中國(guó)優(yōu)秀軟件產(chǎn)品”、“中國(guó)電子政務(wù)優(yōu)秀解決方案”、“集團(tuán)化協(xié)同辦公系統(tǒng)最佳產(chǎn)品獎(jiǎng)”等各種獎(jiǎng)項(xiàng)，以絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)領(lǐng)先著業(yè)內(nèi)技術(shù)發(fā)展的走勢(shì)！
