OA辦公自動(dòng)化軟件方法論升級(jí)，實(shí)施顧問角色全面轉(zhuǎn)變
自上世紀(jì)90年代，以IBM為代表的OA軟件進(jìn)入中國，已經(jīng)走過了30年的發(fā)展歷程；自本世紀(jì)初王志東提出“協(xié)同”的概念，OA升華為協(xié)同辦公系統(tǒng)，浪潮軟件、用友軟件、九思軟件、慧點(diǎn)科技等緊隨其后，投資進(jìn)入，也已經(jīng)走過了10年的歷程，在這個(gè)歷程中，協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)從集團(tuán)化企業(yè)和省部級(jí)政府開始，但逐步走下神壇，眾多成長性的企業(yè)和縣市級(jí)單位也逐步開始體會(huì)協(xié)同辦公自動(dòng)化的益處，截至現(xiàn)在中國已經(jīng)有幾十萬個(gè)單位部署過OA系統(tǒng)，在這個(gè)過程中，實(shí)施顧問起到了重要的作用。他們精通協(xié)同理論、客戶實(shí)踐與協(xié)同OA軟件的使用方法，熟練運(yùn)用項(xiàng)目實(shí)施方法論，有效地構(gòu)架起政府、企事業(yè)單位客戶與OA廠商之間的橋梁，將客戶的業(yè)務(wù)與先進(jìn)的協(xié)同管理思想完美融合。
在這20年中，隨著協(xié)同OA軟件的不斷發(fā)展，OA實(shí)施顧問的角色也逐漸實(shí)現(xiàn)了從保姆式實(shí)施到導(dǎo)師式實(shí)施的轉(zhuǎn)型。
一、保姆式實(shí)施顧問
是指以實(shí)施顧問為主導(dǎo)，只要是與項(xiàng)目相關(guān)的工作，顧問都會(huì)去主導(dǎo)完成，即便是客戶方責(zé)任內(nèi)的工作，顧問也會(huì)支持協(xié)助或全面負(fù)責(zé)。這種情況主要發(fā)生在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)展的早期，企業(yè)客戶對(duì)協(xié)同管理理論和OA功能技術(shù)知之甚少，而實(shí)施顧問也樂于身體力行。例如組織結(jié)構(gòu)與用戶基礎(chǔ)信息的收集與整理、各部門審批流程的調(diào)研、基礎(chǔ)管理的改善建議、部門間的協(xié)調(diào)、現(xiàn)場管理等工作，均是由實(shí)施顧問負(fù)責(zé)整理、錄入、協(xié)調(diào)與管理，即使系統(tǒng)上線后，實(shí)施顧問也是扶著走一程再送一程。
在這種方式下，項(xiàng)目實(shí)施過程中，客戶過分依賴實(shí)施顧問，一旦項(xiàng)目實(shí)施完畢，對(duì)系統(tǒng)上線后的維護(hù)和系統(tǒng)改善會(huì)有不良的影響。因此風(fēng)險(xiǎn)主要集中于項(xiàng)目實(shí)施后期的維護(hù)，項(xiàng)目把控重點(diǎn)在于如何將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)施方法、步驟有效地傳授給客戶，培養(yǎng)客戶獨(dú)立實(shí)施的能力。
二、導(dǎo)師式實(shí)施顧問
是指以客戶為主導(dǎo)，全局把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，供應(yīng)商更多的是在技術(shù)上協(xié)助、培訓(xùn)和指導(dǎo)。
在這種方式下，客戶是自己單位業(yè)務(wù)的專家，由客戶提出基礎(chǔ)管理問題、梳理業(yè)務(wù)流程方案，甚至是各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，各種運(yùn)行管理制度和項(xiàng)目激勵(lì)制度，也往往是客戶結(jié)合自己的管理風(fēng)格自行制定，而實(shí)施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術(shù)上的培訓(xùn)、指導(dǎo)、關(guān)鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實(shí)施顧問，可以很好有效的實(shí)現(xiàn)知識(shí)和能力的傳遞，后續(xù)客戶完全可以建立自己調(diào)整、變更和管理OA辦公系統(tǒng)的能力，從而使得系統(tǒng)具備了活性，項(xiàng)目驗(yàn)收后，系統(tǒng)可以持續(xù)的深化應(yīng)用下去，從而延長了項(xiàng)目的生命周期。
當(dāng)然，導(dǎo)師式的實(shí)施管理方案，不只是一種方法論，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的易用性、易管理性、易維護(hù)性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時(shí)間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統(tǒng)的使用和管理，也就無法按時(shí)完成項(xiàng)目任務(wù)，成為整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的瓶頸和短板。
以天融信集團(tuán)的項(xiàng)目實(shí)施為例，涉及到1000多員工同時(shí)使用OA系統(tǒng)，天融信成立項(xiàng)目組，并且牽頭起草設(shè)計(jì)自己企業(yè)狀況實(shí)施計(jì)劃后，訂下了一條軍規(guī)：供應(yīng)商九思軟件和天融信信息中心的員工，只準(zhǔn)動(dòng)口，不準(zhǔn)動(dòng)手，所有業(yè)務(wù)部門，如辦公室、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、開發(fā)部、市場部、采購部等抽調(diào)人員成立“應(yīng)用管理員小組”（責(zé)任小組），由他們自行組織需求調(diào)研和實(shí)現(xiàn)），而九思軟件和信息中心的工作，僅限于系統(tǒng)的初始化安裝、應(yīng)用培訓(xùn)和難點(diǎn)指導(dǎo)。因?yàn)榫潘架浖膇Think協(xié)同辦公系統(tǒng)采用ajax等易用性很強(qiáng)的技術(shù)，門戶應(yīng)用和流程制作都完全是B/S的圖形化編輯器，而且知識(shí)文檔欄目按照windows資源樹的風(fēng)格易學(xué)易用，因此項(xiàng)目經(jīng)過1個(gè)月的時(shí)間，順利上線和驗(yàn)收，截至今天，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)成為天融信公司信息化建設(shè)中一道亮麗的風(fēng)景線。
為了保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的成功，導(dǎo)師式實(shí)施顧問可以在以下四個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行把控：
(1) 選擇恰當(dāng)?shù)捻?xiàng)目人員
應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、項(xiàng)目范圍等方面選拔項(xiàng)目小組成員，并保證有技能的人員全職參與到項(xiàng)目中，確保得到高層管理人員的支持。項(xiàng)目人員必須是對(duì)項(xiàng)目大力支持，同時(shí)能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會(huì)抵消一部分項(xiàng)目的成功概率。
(2) 重視客戶培訓(xùn)和考核
培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導(dǎo)等，可以采用通俗的文字說明、生動(dòng)的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓(xùn)教材，并制作培訓(xùn)記錄和效果反饋文檔以保證培訓(xùn)的質(zhì)量，同時(shí)采用筆試、上機(jī)操作等形式進(jìn)行考核，并及時(shí)將考核結(jié)果反饋給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，在培訓(xùn)通報(bào)會(huì)上，可以采用提名表揚(yáng)優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動(dòng)客戶的學(xué)習(xí)積極性。
(3) 進(jìn)行質(zhì)量檢查并及時(shí)糾正
建立階段性的客戶工作驗(yàn)收機(jī)制，并定期、不定期地進(jìn)行跟蹤糾正，保證客戶工作的質(zhì)量。在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)就應(yīng)在項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)處保留幾天的彈性時(shí)間，以確保該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。
(4) 建立獎(jiǎng)懲制度
對(duì)于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工都有不同程度的抵觸心理，一方面可以通過培訓(xùn)、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎(jiǎng)懲制度來推進(jìn)實(shí)施。如可以采用分享一條知識(shí)獎(jiǎng)勵(lì)一定金額的方式，帶動(dòng)一部分人分享知識(shí)的積極性，等到整體員工都有這種意愿時(shí)，即可取消獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制轉(zhuǎn)而采取懲罰機(jī)制，以處罰仍不使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的員工。
正是由于OA辦公系統(tǒng)實(shí)施顧問角色的轉(zhuǎn)變，才促使了協(xié)同管理思想在更多的政府和企業(yè)人員中間傳播，這也在很大程度上促進(jìn)了OA辦公自動(dòng)化軟件的發(fā)展，而協(xié)同管理思想的發(fā)展同時(shí)又促使著實(shí)施人員必須要關(guān)注這種角色轉(zhuǎn)變過程中項(xiàng)目把控的重點(diǎn)和難點(diǎn)，這兩方面相輔相成，共同為整合企業(yè)資源、提高政務(wù)績效和企業(yè)效益而發(fā)揮自己的作用。
