從Outlook到Lync再到SharePoint，微軟的三大應(yīng)用服務(wù)幫助聯(lián)想構(gòu)建了一個(gè)便捷、高效的. . .
提高工作效率同創(chuàng)新一樣是企業(yè)管理的永恒主題，員工工作效率對(duì)企業(yè)效益起決定作用。著名企管專家譚小芳曾說過：“要想打造一流的企業(yè)，員工必須要有一流的工作效率?！毙实拖聦⒆罱K成為制約企業(yè)發(fā)展的致命軟肋!對(duì)于大企業(yè)而言，員工間的相互溝通和協(xié)同辦公對(duì)工作效率有著極大影響，特別是擁有2萬多員工，在全球多個(gè)國(guó)家和地區(qū)擁有分支機(jī)構(gòu)的聯(lián)想集團(tuán)，員工之間的協(xié)同辦公尤顯重要。
2004年，聯(lián)想成功收購(gòu)IBM個(gè)人電腦事業(yè)部，一躍成為全球第三大PC制造商。之后聯(lián)想高速發(fā)展，超越戴爾和惠普，成為了營(yíng)業(yè)額達(dá)340億美元的全球第一大個(gè)人電腦廠商，也是PC+產(chǎn)品領(lǐng)域新晉領(lǐng)導(dǎo)廠商。也正是因?yàn)檫@次收購(gòu)，聯(lián)想的辦公平臺(tái)完全基于IBM的Notes、FileNet、Sametime等平臺(tái)。
伴隨聯(lián)想的快速擴(kuò)張，員工數(shù)量越來越多，對(duì)于溝通和協(xié)同辦公的需求也越來越大。IBM辦公平臺(tái)雖然能夠基本滿足聯(lián)想員工的日常工作需求，但是其每年17%的使用費(fèi)讓聯(lián)想全球服務(wù)高級(jí)副總裁張坤生頗為心疼——即使對(duì)于聯(lián)想集團(tuán)而言，每年17%的使用費(fèi)也是一筆昂貴的費(fèi)用。而且聯(lián)想員工人數(shù)在迅速增加，這筆費(fèi)用也在快速增長(zhǎng)。張坤生迫切希望找到一個(gè)更加先進(jìn)，擁有更高性價(jià)比的辦公平臺(tái)，能夠在保障甚至提高員工辦公效率的同時(shí)，節(jié)省支出成本。
在綜合對(duì)比了多個(gè)辦公平臺(tái)后，張坤生選中了微軟的Exchange/Outlook、Lync、SharePoint三大應(yīng)用服務(wù)。因?yàn)镺utlook擁有最廣泛的用戶基礎(chǔ)，對(duì)于很多新員工而言，完全無需學(xué)習(xí)，就可以直接使用。而且Outlook是最成熟的郵件系統(tǒng)之一，擁有很強(qiáng)的易用性，老員工通過簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)，也可以很快的熟悉和使用。而Lync是一款非常優(yōu)秀的內(nèi)部溝通及會(huì)議系統(tǒng)，功能豐富，包括即時(shí)消息、應(yīng)用分享、音頻、視頻、PPT、白板、投票、預(yù)約及日程、錄制、筆記功能等。更為重要的是，相比傳統(tǒng)電話會(huì)議和Sametime，Lync能夠極大節(jié)省費(fèi)用。SharePoint則能夠幫助聯(lián)想員工開發(fā)智能門戶站點(diǎn)，這個(gè)站點(diǎn)能夠無縫連接到用戶、團(tuán)隊(duì)和知識(shí)。員工能夠更好地利用業(yè)務(wù)流程中的相關(guān)信息，更有效地開展工作。
2012年5月，在張坤生的推動(dòng)下，旨在提升員工協(xié)同辦公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace)項(xiàng)目正式在聯(lián)想啟動(dòng)。該項(xiàng)目分為三個(gè)階段，第一階段是Hello Outlook，主要將聯(lián)想郵件平臺(tái)從IBM Lotus Notes遷移到微軟Exchange/Outlook， 提升郵件服務(wù)的便捷性、易用性，同時(shí)使用Lync替代原Sametime以滿足員工即時(shí)消息溝通需求。第二階段為Hello Unity，在Lync基礎(chǔ)上建立起集成語音、會(huì)議、視頻的統(tǒng)一溝通平臺(tái)以滿足員工更多的溝通需求。第三階段為Hello Collaboration，基于SharePoint建立起一個(gè)虛擬的全球化辦公協(xié)作平臺(tái)以滿足員工日益迫切的協(xié)作需求，它包括個(gè)人門戶、團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站、信息搜索及與outlook、Lync更加緊密的集成。
Outlook：更便捷、易用的郵件平臺(tái)
在Outlook系統(tǒng)建成后，張坤生遇到的最大問題是如何讓員工用起來，畢竟聯(lián)想的老員工一直以來都在用Lotus Notes，而改變用戶使用習(xí)慣是最困難的。為了讓員工使用新平臺(tái)，張坤生動(dòng)用了所有資源?！白铋_始是鼓勵(lì)大家使用，一段時(shí)間后通過行政命令要求大家使用，過渡期后是關(guān)閉老賬號(hào)直接切換。值得欣慰的是，我們的這些政策取得了很好的效果?！?張坤生笑言。
其實(shí)，除了各種政策的作用，Outlook這個(gè)成熟的平臺(tái)也讓張坤生省心不少。該平臺(tái)有很強(qiáng)的易用性，員工只需要簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)，即可快速上手。而且Outlook擁有非常廣泛的用戶基礎(chǔ)，絕大部分聯(lián)想的新員工都非常熟悉和歡迎Outlook。此外，Outlook與Word、Excel及PowerPoint軟件無縫連接性，以及超強(qiáng)的穩(wěn)定性和超快的速度也贏得了很多員工的好感。
Lync：更先進(jìn)、更高性價(jià)比的會(huì)議平臺(tái)
如果說Outlook改變了員工的郵件使用習(xí)慣，Lync可以說完全改變了電話會(huì)議的形式。此前，聯(lián)想員工使用最多的是傳統(tǒng)電話會(huì)議，聯(lián)想集團(tuán)一年在電話會(huì)議上的支出就高達(dá)1100萬美元。除了昂貴的費(fèi)用外，電話會(huì)議還存在諸多不方便的地方。傳統(tǒng)電話會(huì)議需要接通電話才能開會(huì)，參會(huì)者必須拿著電話或者帶著耳機(jī)才能實(shí)現(xiàn)溝通，而電話會(huì)議討論的一般都是方案和課題，這就要求參會(huì)者在開會(huì)的同時(shí)使用電腦，一邊打電話一邊用電腦將給參會(huì)者造成極大的麻煩。
而基于Lync建立起的集成語音、會(huì)議、視頻的統(tǒng)一溝通平臺(tái)落成后，員工可以直接通過電腦開啟電話會(huì)議?，F(xiàn)在，在聯(lián)想集團(tuán)隨處可見這樣的情景：某員工通過Lync和外地同事討論方案，電腦屏幕上顯示著他們正在討論的方案，他們不用帶著耳機(jī)，不用拿著手機(jī)，甚至可以站起來走幾步，想想思路，溝通效果已經(jīng)和現(xiàn)實(shí)近距離溝通沒有太大區(qū)別。
除了傳統(tǒng)的電話會(huì)議功能外，Lync還有更加先進(jìn)的功能。比如即時(shí)動(dòng)態(tài)功能，用戶可以隨時(shí)升級(jí)狀態(tài)并顯示到聯(lián)系人列表上，讓對(duì)方一眼就能知道自己是在座位上，還是外出亦或是正在忙一件不能被打斷的工作;語音郵件轉(zhuǎn)換功能，語音郵件可以進(jìn)行實(shí)時(shí)錄制并同步轉(zhuǎn)換成文本;整合地理位置服務(wù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)子網(wǎng)絡(luò)并判斷出用戶所處的地理位置，用戶也可自定義位置等等。
除了Lync的強(qiáng)悍功能，張坤生看中的還有它那極高的性價(jià)比。他透露：“Lync新功能自1月份全球上線以來，目前每月的會(huì)議使用量達(dá)240萬分鐘，每月能夠?yàn)楣竟?jié)省很大一筆費(fèi)用，而且這個(gè)數(shù)字正在隨著用戶接受度的提高不斷攀升?！本驮谇安痪?，張坤生還在自己的微博上給Lync點(diǎn)了一個(gè)贊：“不得不給Lync點(diǎn)個(gè)贊，因?yàn)樗_實(shí)很方便，很好用，還很便宜?！?/FONT>
SharePoint：高效的全球化辦公協(xié)作平臺(tái)
作為一個(gè)全球化企業(yè)，多國(guó)員工共同完成一個(gè)課題是聯(lián)想員工經(jīng)常會(huì)遇到的情況。此前，他們一般通過發(fā)郵件和打電話來實(shí)現(xiàn)溝通協(xié)作，但是這種方式的效率較低，因?yàn)樾枰粋€(gè)人做完后發(fā)郵件給另外一個(gè)人，這樣依次傳遞下去，直至完成課題。而且由于時(shí)區(qū)差問題，打電話也很不方便，經(jīng)常會(huì)遇見電話一頭是白天上班時(shí)間，另一頭已經(jīng)是深夜這種現(xiàn)象。
SharePoint的最大特點(diǎn)就是能夠幫助企業(yè)用戶開發(fā)智能門戶站點(diǎn)，這個(gè)門戶站點(diǎn)使得端到端的合作更為容易，實(shí)現(xiàn)了個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和信息的整合、組織和搜索，讓全球化的辦公協(xié)作更加方便、有效。
對(duì)于SharePoint的協(xié)同合作功能，負(fù)責(zé)SharePoint協(xié)同平臺(tái)的周賀最有發(fā)言權(quán)，他說：“SharePoint提供了一種全新的協(xié)同方式，我們可以在SharePoint里建立一個(gè)文檔，全球各地員工同時(shí)編輯，這樣能夠在很大程度上減少傳遞信息的時(shí)間，可以明顯的提升工作效率。”
SharePoint的強(qiáng)大功能也吸引了很多聯(lián)想員工“嘗鮮“，周賀透露，Hello Collaboration項(xiàng)目在上線后的短短幾天內(nèi)，個(gè)人站點(diǎn)已經(jīng)過萬，協(xié)作團(tuán)隊(duì)站點(diǎn)已近400個(gè)。
從Outlook到Lync再到SharePoint，微軟的三大應(yīng)用服務(wù)幫助聯(lián)想構(gòu)建了一個(gè)便捷、高效的溝通平臺(tái)。張坤生如是強(qiáng)調(diào)該平臺(tái)的重要性：“這將成為聯(lián)想IT歷史上又一座重要里程碑，標(biāo)志著聯(lián)想PC+時(shí)代辦公場(chǎng)所全面起航!基于新平臺(tái)，員工便捷、高效的工作 — 這將成為我們?cè)赑C+時(shí)代取得輝煌戰(zhàn)績(jī)的法寶?！?/FONT>
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