OA辦公系統(tǒng)一路發(fā)展而來，引領(lǐng)的不僅是技術(shù)潮流，更多的是在引導(dǎo)、傳播管理理念。企業(yè)從選型到部署到應(yīng)用. . .
OA辦公系統(tǒng)一路發(fā)展而來，引領(lǐng)的不僅是技術(shù)潮流，更多的是在引導(dǎo)、傳播管理理念。企業(yè)從選型到部署到應(yīng)用OA都應(yīng)該堅持一個中心兩個基本點，即以工作流為中心，堅持軟硬兼施，堅持易用易維護(hù)，方能選型成功、應(yīng)用成功。
以工作流為中心
工作流從名稱上來看，就是工作辦理完成流轉(zhuǎn)的整個過程，由一系列相互銜接、自動進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)組成。它建立在網(wǎng)絡(luò)辦公基礎(chǔ)上的行政審批、業(yè)務(wù)申請審批、公文、信息等的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。OA工作流可以看作企業(yè)日常工作中固定要走的剛性程序，企業(yè)可以通過OA工作流，按照任務(wù)、角色、規(guī)則和過程進(jìn)行精心設(shè)置，以后只要有相應(yīng)的工作要處理，員工在OA工作流上就能輕輕松松處理工作，讓企業(yè)全員真切的感受到不同于以往的傳統(tǒng)辦公方式。
從用戶角度出發(fā)，用戶購買OA辦公系統(tǒng)的直接原因，就是希望能夠借助OA工作流，以管理和制度為中心，規(guī)范各單位的分工和協(xié)作秩序，并且對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行關(guān)注（工作流執(zhí)行過程的每一步變化可自動發(fā)通知給關(guān)注人）、監(jiān)控、催辦，對業(yè)務(wù)結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計、查詢和分析。目前市場上OA工作流產(chǎn)品獨具一格的代表有九思軟件（www.2sogo.com）、致遠(yuǎn)軟件等。
堅持軟硬兼施
如果工作流是處理的是硬性工作，那么協(xié)同工作便為臨時性、非常規(guī)的軟性工作提供了途徑。我們都知道，企業(yè)日常工作涉及很多的大大小小的業(yè)務(wù)決策：大的決策如：公司產(chǎn)品發(fā)布、重要崗位的人事任命、重要的業(yè)務(wù)審批等。小的決策如：公司出游安排、人員請假、資產(chǎn)采購審批等等。尤其是在分工明確的政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)中，決策執(zhí)行的一個重要方式就是群體決策，也就是多人參與的決策。
然而，有的決策通過一次溝通就能完成，有的可能要經(jīng)歷多個步驟推進(jìn)，涉及不同人。政府辦公中要對上級單位來文進(jìn)行辦理。領(lǐng)導(dǎo)要先進(jìn)行決策，制定擬辦方案。部門需要決策具體的辦理方案，而且要反饋領(lǐng)導(dǎo)落實的情況。又比如領(lǐng)導(dǎo)需要制定年度工作目標(biāo)，需要部門主管給出可行性報告說明，以便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。
以高端廠商九思軟件（www.2sogo.com）為例，其OA協(xié)同辦公系統(tǒng)就將各種決策模式都同工作流程捆綁在一起。決策的議題可以通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)自定義的流程推送給不同人員進(jìn)行閱讀，進(jìn)行各種相關(guān)的信息的收集。有的決策流程有固定的執(zhí)行模式（走固定的決策路徑）；有的可以隨參與決策人員的意愿進(jìn)行下一個參與決策人員的選定，等等。
堅持易用易維護(hù)
優(yōu)秀的OA軟件不是通過復(fù)雜的程序操作，來顯示技術(shù)團(tuán)隊的高水平，而是那些將復(fù)雜留給自己，為用戶帶去便捷的OA軟件。因此OA系統(tǒng)必須是以用戶為中心，易用易維護(hù)的系統(tǒng)。
OA的易用性包括普通用戶操作易用和管理員設(shè)置易用兩個方面。最初OA系統(tǒng)易用性的考量是假設(shè)企業(yè)未設(shè)置技術(shù)人員專職管理OA的前提下，實現(xiàn)部門員工成長為管理員，全員成為系統(tǒng)主人。隨著時代發(fā)展，多數(shù)企業(yè)設(shè)有專門的信息部門，配備至少網(wǎng)管級別的人員管理系統(tǒng)，看似對系統(tǒng)易用性的要求降低了，可事實完全不是如此。就像我們不能因為家里準(zhǔn)備了針線甚至縫紉機(jī)，而無顧衣服的質(zhì)量一樣，企業(yè)不能因為自己有技術(shù)人員，而無顧系統(tǒng)的易用性，因為易用性差帶來的成本浪費是完全可以避免的，應(yīng)該避免因為軟件系統(tǒng)問題而造成事倍功半的后果。
