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檔案管理

檔案信息管理系統(tǒng)解決方案

一、現(xiàn)狀問(wèn)題

       檔案管理由于其特殊性、繁復(fù)性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平。主要突出表現(xiàn)的問(wèn)題是：

• 檔案管理無(wú)序化
• 檔案管理人工工作量巨大
• 檢索再利用困難
• 無(wú)法適應(yīng)企業(yè)信息化帶來(lái)的無(wú)紙化歸檔要求

       企業(yè)信息化發(fā)展起來(lái)后，幾乎所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務(wù)，全部實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公存儲(chǔ)。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照企業(yè)管理規(guī)則，全部需要?dú)w檔保存；還有OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。個(gè)人空間有限（100-200M），是無(wú)法滿(mǎn)足所有郵件、流程、公文的永久保存的。所以在此情況下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出。

       所以讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問(wèn)題。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

       建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是提高企業(yè)管理信息化水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)是：

       一、實(shí)現(xiàn)所有檔案管理工作信息化

       實(shí)現(xiàn)從檔案采集、分類(lèi)、歸檔、管理、檢索、查閱、銷(xiāo)毀等整個(gè)檔案全生命周期的信息化管理，取代過(guò)去檔案信息的人工分檢和人工查閱。盡最大可能實(shí)現(xiàn)所有資料電子化、信息化管理。

檔案信息管理系統(tǒng)目標(biāo)1-檔案管理信息化

       二、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平

       所有檔案信息化管理，采用雙線(xiàn)備份、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料線(xiàn)下紙質(zhì)、線(xiàn)上電子存檔的雙線(xiàn)管理，幫助企業(yè)將重要的產(chǎn)品技術(shù)、科技信息、項(xiàng)目成果、工程資料盡最大可能實(shí)現(xiàn)電子化、代碼化管理，線(xiàn)下線(xiàn)上相結(jié)合。保證這些重要資料的安全保存和管理。

       三、提升企業(yè)檔案管理水平，加快檢索再利用速度

       企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財(cái)富，也是未來(lái)產(chǎn)品更新?lián)Q代、科技探索進(jìn)步、制度變更完善的重要資料庫(kù)，為一代代企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供著無(wú)限的資源和支持。所以為滿(mǎn)足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線(xiàn)管理，通過(guò)先進(jìn)的檢索工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學(xué)變更、及時(shí)積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)便利。

       四、實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA系統(tǒng)并行安全歸檔

       建設(shè)九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA辦公平臺(tái)中幾乎所有重要工作內(nèi)容的及時(shí)歸檔和管理。保證OA系統(tǒng)負(fù)載均衡，輕負(fù)擔(dān)運(yùn)行，同時(shí)也保證企業(yè)無(wú)紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學(xué)企業(yè)管理。

 

檔案信息管理系統(tǒng)目標(biāo)2-系統(tǒng)重要文件并行歸檔

三、系統(tǒng)功能架構(gòu)

       系統(tǒng)架構(gòu)本著“及時(shí)歸檔、合理分類(lèi)、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設(shè)計(jì)原則，將系統(tǒng)分為采集、管理、利用、注銷(xiāo)4大部分。如下圖

檔案信息管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)圖

四、技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

       1、存儲(chǔ)方式設(shè)計(jì)

       九思檔案管理系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)文件可進(jìn)行同步歸檔，極大節(jié)省了人員審核、手工收集的麻煩。

       系統(tǒng)文件，在被采集歸檔管理時(shí)，會(huì)被同步復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，重新分類(lèi)保存。而檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)文件、電子化內(nèi)容的保管，安全級(jí)別更高，實(shí)行全庫(kù)歸檔模式運(yùn)行。非自然災(zāi)害情況下，以上內(nèi)容信息要求必須安全保存，不可損壞、丟失。

 

九思檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)方式設(shè)計(jì)

       2、存儲(chǔ)內(nèi)容設(shè)計(jì)

       九思檔案信息管理系統(tǒng)，采用矩陣列表設(shè)計(jì)，不僅可方便存儲(chǔ)普通文檔類(lèi)資料，還可存儲(chǔ)圖片、音頻、視頻等各類(lèi)多媒體素材資料。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)能保證大容量、多媒體電子檔案的安全、穩(wěn)定存儲(chǔ)和查閱。不損耗、不丟失、安全保存。

 

資料庫(kù)可存放多種內(nèi)容

       3、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

       九思檔案信息管理系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)檔案管理流程，分為信息采集、檔案管理、檔案利用、注銷(xiāo)記錄四大功能模塊，完整實(shí)現(xiàn)檔案生命周期管理。

五、系統(tǒng)模塊展示

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