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一、建設背景

在當今數(shù)字化時代，檔案管理信息化已成為國家與企業(yè)發(fā)展的重要趨勢。

從國家層面來看，檔案管理信息化建設有著明確且重要的政策指引與要求。2021年7月，習總書記強調(diào)檔案工作存史資政育人，要求加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。同年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五” 全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出企事業(yè)單位需將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，保障檔案信息化建設的開展。

從企業(yè)自身需求出發(fā)，檔案管理信息化建設迫在眉睫。一方面，企業(yè)期望形成統(tǒng)一的歸檔范圍，實現(xiàn)電子檔案的智慧管理。另一方面，檔案管理信息化也是實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案作為企業(yè)信息資源的重要組成部分，其信息化程度直接影響企業(yè)整體數(shù)字化水平。

二、建設目標

規(guī)范電子文件歸檔標準：制定統(tǒng)一歸檔標準，明確文件格式、元數(shù)據(jù)要求、歸檔流程等，確保電子文件歸檔的規(guī)范性與一致性。

統(tǒng)一設計并建設標準版本：對管理類檔案進行系統(tǒng)梳理，統(tǒng)一設計標準模板與版本，提升管理類檔案的規(guī)范性與可讀性。

推動各系統(tǒng)單套制歸檔：與合同、采辦、財務、公文等業(yè)務系統(tǒng)深度集成，實現(xiàn)電子文件在產(chǎn)生源頭即按照檔案管理要求進行單套制歸檔，減少重復勞動，提升檔案管理效率。

實現(xiàn)檔案增量電子化：對新增管理類檔案全部實現(xiàn)電子化管理，建立高效的電子檔案采集與存儲機制，提高檔案管理的數(shù)字化程度。

建成綜合性平臺：打造集檔案資源數(shù)據(jù)管理與內(nèi)容管理于一體的綜合性平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲、高效管理與便捷利用。

三、方案設計

l  總體業(yè)務設計

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)由檔案管理以及系統(tǒng)集成兩大部分組成。檔案管理功能包括檔案的收、管、存、用以及基礎配置；系統(tǒng)集成包括業(yè)務系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認證、移動云等服務對接以及其他的外部數(shù)據(jù)同步；安全管理包括系統(tǒng)訪問安全、數(shù)據(jù)安全以及傳輸安全。

l  總體功能設計

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)參照”GB/T 39784”標準進行建設，終端適配企業(yè)安全瀏覽器，移動端需支持移動云，通過OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務共享平臺、采辦系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)建立接口，采集相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)，形成功能管理模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、整編、保存、利用及系統(tǒng)管理，并通過門戶提供服務。

l  數(shù)據(jù)存儲設計

根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)采用四庫分離設計，分為：接收庫、管理庫、利用庫和長期保存庫。前三者為邏輯庫，通過文件存儲進行電子文件存儲。長期保存庫采用藍光存儲，確保檔案長期安全保存。

四、核心功能模塊

l  數(shù)字檔案館建設

業(yè)務全流程管理：涵蓋數(shù)據(jù)采集、整編歸檔、實體庫房存儲載體管理、檔案借閱等環(huán)節(jié)，同時具備智能問答、BI 數(shù)據(jù)分析等創(chuàng)新與能力提升功能。

安全體系建設：從網(wǎng)絡基礎、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障、終端設備等方面構(gòu)建安全體系，檔案信息系統(tǒng)安全保護等級劃分為五個等級。

數(shù)字資源建設：擁有專業(yè)數(shù)字化加工團隊和自主研發(fā)軟件，提供紙質(zhì)、照片、音視頻等檔案的數(shù)字化加工及質(zhì)量核查服務，實現(xiàn)檔案從模擬態(tài)向數(shù)字態(tài)轉(zhuǎn)化。

配套系統(tǒng)建設：對標相關(guān)測試辦法，建設涵蓋館藏檔案管理系統(tǒng)、電子檔案接收系統(tǒng)等的配套系統(tǒng)，確保各業(yè)務系統(tǒng)在不同網(wǎng)段高效協(xié)同。

長期保存系統(tǒng)：運用多種技術(shù)手段，為用戶提供電子檔案長期保存過程中的自動備份、定期巡檢等功能，保障檔案安全、可靠、有效。

磁光電一體機：內(nèi)置多種系統(tǒng)，具備長期保存封裝包解析、雙介質(zhì)存儲策略等功能，可滿足不同存儲需求。

l  智能庫房建設

智能硬件設備

密集架系列：智能標準型、全封閉型、防磁型、光盤型等，支持自動化存取和空間管理。

RFID設備：包括盤點車、門禁通道、智能文件柜，實現(xiàn)檔案定位與防盜。

環(huán)境監(jiān)測設備：空氣質(zhì)量控制器、煙霧感應器、紅外雙鑒報警器，實時監(jiān)控溫濕度、PM2.5 等指標。

管理系統(tǒng)功能

聯(lián)動監(jiān)控：視頻監(jiān)控與報警系統(tǒng)聯(lián)動，支持移動偵測、遮擋報警。

智能盤點：通過 RFID 快速掃描檔案位置，生成盤點報表，減少人工誤差。

環(huán)境調(diào)控：自動調(diào)節(jié)溫濕度、凈化空氣，保障檔案保存條件。

l  人工智能智慧檔案建設

第一步：檔案資源質(zhì)量提升——OCR 技術(shù)核心應用

文字識別：印刷體識別準確率 99.9%，手寫體 95%，支持繁簡轉(zhuǎn)換、版面分析及圖像增強。

涉密篩查：通過關(guān)鍵詞匹配（如 “絕密”“機密”）和密章檢測（M 章檢測技術(shù)），自動標記涉密文件。

模型定制：基于小樣本跨類遷移學習，適配不同檔案類型（如文書、人事檔案）的結(jié)構(gòu)化抽取。

第二步：數(shù)據(jù)挖掘與結(jié)構(gòu)化——NLP 與知識抽取

自動著錄：針對 2000 年后標準文檔，自動抽取文號、題名、日期等 20 項結(jié)構(gòu)化要素，準確率超 99%。

敏感詞庫構(gòu)建：自定義敏感詞庫，結(jié)合全文識別與印章檢測，實現(xiàn)檔案開放劃控的智能化標簽化。

第三步：內(nèi)容應用與知識圖譜——知識圖譜構(gòu)建

實體關(guān)系抽取：從檔案中提取人名、時間、機構(gòu)等實體，構(gòu)建 “人 - 地 - 事 - 物” 關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡（如人物關(guān)系圖譜、事件脈絡）。

多模態(tài)檢索：打破文檔、音視頻、照片界限，支持全文搜索與模糊推薦。

第四步：大模型驅(qū)動智能編研——AI 輔助內(nèi)容生成

大事記自動編撰：用戶輸入主題（如 “近 10 年北京市政府大事記”），系統(tǒng)基于事件庫和摘要庫自動生成編研成果，減少人工整理時間。

自然語言交互：支持文字 / 語音輸入，結(jié)合大語言模型理解需求，輸出結(jié)構(gòu)化報告或知識圖譜。